Einordnungs-Check — Mentara Limited

Einordnung des Unternehmens

Damit wir Ihre Situation richtig einschätzen können, beginnen wir mit ein paar grundlegenden Angaben.

1. In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig?

Dienstleistung Handwerk / Produktion Handel Logistik / Technik Sonstiges

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2. Wie viele Mitarbeitende arbeiten aktuell im Unternehmen?

1–5 6–15 16–30 über 30

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3. Welche Rolle haben Sie im Unternehmen?

Inhaber:in / Geschäftsführung Führungskraft Projekt- / Bereichsleitung

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Druck & Zeitfresser

Wo verlieren Sie und Ihr Team am meisten Zeit und Energie?

4. Wo erleben Sie aktuell den größten Druck im Arbeitsalltag?

Mehrfachauswahl möglich

Zu viele operative Aufgaben Zu wenig Zeit für Planung / Führung Unklare Zuständigkeiten Informationschaos Personelle Engpässe Sichtbarkeit / Marketing / soziale Medien kosten viel Zeit oder laufen unstrukturiert Sonstiges

5. Welche Tätigkeiten kosten Sie oder Ihr Team regelmäßig viel Zeit?

Mehrfachauswahl möglich

E-Mails / Abstimmungen Kundenanfragen / Support Dokumentation / Administration Angebots- / Rechnungserstellung Interne Koordination Marketingaktivitäten (Social Media, Inhalte, Newsletter, Website) Ich kann es nicht genau sagen

6. Haben Sie das Gefühl, dass wichtige Aufgaben regelmäßig liegen bleiben?

Ja, regelmäßig Gelegentlich Selten Nein

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Struktur & Prozesse

Wie gut sind Ihre Abläufe dokumentiert und unabhängig von einzelnen Personen?

7. Wie klar sind Abläufe und Verantwortlichkeiten geregelt?

Sehr klar Teilweise klar Eher unklar Stark personenabhängig

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8. Was passiert in Ihrem Unternehmen, wenn eine Schlüsselperson im Büro (z. B. in der Verwaltung oder im Projektmanagement) morgen für längere Zeit ausfällt?

Das System läuft nahtlos weiter, da alle Abläufe sauber dokumentiert sind. Es kommt zu Verzögerungen, aber andere können sich irgendwie reinfuchsen. Kritisch – wertvolles Wissen ist nur im Kopf dieser Person; wir stünden vor einem echten Problem.

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Falls das Wissen stark personenabhängig ist: Welche Tätigkeiten betrifft dies primär?

optional

9. Wie liegen die Arbeitsabläufe (z. B. Angebote schreiben, Kunden-Onboarding, Dateneingabe) aktuell in Ihrem Team vor?

Alles läuft rein auf Zuruf und Gewohnheit – es gibt kaum schriftliche Leitfäden. Es gibt punktuelle Checklisten oder Notizen, die aber selten aktualisiert werden. Wir haben klare, dokumentierte Standards, an die sich jeder hält.

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10. Werden Prozesse bewusst gestaltet oder eher historisch mitgeführt?

Bewusst gestaltet Mischung aus beidem Eher historisch gewachsen

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Tools & Arbeitsweise

Welche digitalen Werkzeuge setzen Sie ein und wie ist Ihr Informationsmanagement aufgestellt?

11. Welche Tools werden aktuell hauptsächlich genutzt?

Mehrfachauswahl möglich

E-Mail Google Workspace / Microsoft 365 CRM-System Projektmanagement-Tools (z. B. Trello, Asana) Branchensoftware / ERP Ich weiß es nicht genau

12. Wie werden Informationen im Unternehmen abgelegt?

Überwiegend zentral Teilweise zentral, teilweise verteilt Stark verteilt / personenabhängig

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Haltung zu KI & Automatisierung

Wie ist Ihre persönliche Einstellung zum Thema Künstliche Intelligenz und Automatisierung?

13. Wie stehen Sie aktuell zum Thema Künstliche Intelligenz?

Neugierig, bisher kaum genutzt Unsicher, einzelne Versuche Skeptisch Ablehnend Bereits aktiv im Arbeitsalltag

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14. Falls bereits aktiv: Wie systematisch nutzen Sie KI bereits?

optional

Gelegentlich (z. B. für Texte, Ideen) Regelmäßig, aber punktuell Systematisch in festen Prozessen Trifft nicht zu / Kann ich nicht genau einschätzen

15. Was hält Sie aktuell am meisten davon ab, KI stärker einzusetzen?

Mehrfachauswahl möglich

Fehlendes Verständnis Zeitmangel Datenschutz / Sicherheit Angst vor Fehlentscheidungen Fehlende Ansprechpartner Kein klarer Nutzen erkennbar

16. Welche Aussage trifft eher auf Sie zu?

Ich will verstehen, bevor ich entscheide Ich will schnelle Entlastung Ich will Risiken vermeiden Ich will mehr Struktur im Alltag

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Auswertung & Kontakt

Abschließend möchten wir verstehen, was Sie als Erstes erreichen möchten – und wie wir Sie kontaktieren dürfen.

17. Wenn Sie auf Ihren größten Engpass blicken: Welchen Zustand möchten Sie dort als Erstes erreichen?

Betriebssicherheit: Abläufe so dokumentieren, dass sie unabhängig von einzelnen Personen funktionieren. Zeitgewinn: Routineaufgaben (wie Datenabgleich, E-Mails, Berichte) durch intelligente Systeme spürbar beschleunigen. Entlastung: Mein Team oder mich selbst vom operativen Kleinkram befreien, um wieder strategisch zu führen. Fehlerreduktion: Lückenlose Prozesse, bei denen keine Kundenanfrage oder Frist mehr vergessen wird.

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18. Möchten Sie zusätzlich zur automatischen Ergebnisübersicht eine kurze persönliche Einordnung erhalten?

Ja, in einem kurzen Gespräch Nein, die Übersicht reicht mir

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Ihr Name & Position

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Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse

An diese Adresse wird die Auswertung gesendet.

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Die Auswertung Ihrer Angaben erfolgt mithilfe eines KI-gestützten Systems. Es handelt sich dabei um keine automatisierte Einzelfallentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO – die Ergebnisse dienen ausschließlich Ihrer eigenen Orientierung.

Die Übermittlung ist leider fehlgeschlagen. Bitte versuchen Sie es erneut oder schreiben Sie uns direkt an info@mentara.ie.

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Vielen Dank für Ihre Antworten.